Secretária

                                                                                                          Secretária

“Aquela que organiza e participa dos afazeresbásicos e cotidianos de um escritório”Fonte: Dicionário Michaelis
O que é ser uma secretária?
Secretária é a profissional que em um escritório organiza, documenta, paga contas,datilografa, classifica documentos, redigi cartas, se comunica com clientes e auxiliaresexternos do escritório, além de, possivelmente, fazer alguns afazeres pessoais de seu chefe,obtendo confiança e credibilidade deste. A secretária se encarrega de toda a parte burocrática da empresa para qual trabalha, documentando, arquivando e organizando todosos papéis referentes. Fazem, também, o intermédio de clientes e pessoas físicas com seuchefe por telefone, analisando sua agenda e seus compromissos. Essa profissional é partefundamental de um escritório, pois é ela que mantém todos os documentos em ordem, paraque todas as outras pessoas possam se organizar de acordo com o que ela preparou.
Quais as características necessárias para ser uma secretária?
Para atuar no mercado de maneira relevante, a profissional deve ser paciente para lidar comos assuntos de outrem e deve ser extremamente confiante, para que seu chefe e o escritório possam se organizar com base no que ela faz.
Características desejáveis:
● liderança
● atenção a detalhes
● capacidade de concentração
● capacidade de lidar com o público
● capacidade de organização
● método
● perseverança
● conhecimento de assuntos gerais
● saber trabalhar sob pressão
● saber administrar bem o tempo
● saber lidar com números
● boa comunicação
● boa memória
● boa aparência
● bom humor
● paciência
● confiabilidade
● raciocínio espacial desenvolvido
Qual a formação necessária?
Para atuar na área como secretária, o profissional deve possuir no mínimo ensino médiocompleto. Há o curso de Técnico em Secretariado ou nível superior em SecretárioExecutivo, que podem oferecer maior conhecimento ao profissional, proporcionando maisqualificação e maiores chances de conseguir bons empregos. Existem alguns dos cursosonline que se relacionam sobre como ser uma secretária eficiente e se destacar no mercado,como o de redação empresarial (disponível por 60 dias), marketing pessoal (duração de 8semanas), atendimento telefônico (disponível por 30 dias) e organização de eventos(disponível por 60 dias).A maioria dos sindicatos de secretários dos Estados oferecem cursos de especialização.Esses cursos não são feitos online e variam de cidade para cidade, mas todos eles são promovidos em eventos, palestras ou feiras educacionais.O profissional deve obter um certificado para atuação, deferido pelo Ministério doTrabalho, que se chama DRT, que é uma ferramenta positiva na hora da “seleção” deemprego.
Principais atividades
A profissional que atua como secretária tem várias funções durante o dia e, seguindo umaordem relativa, algumas das atividades são:
● planejamento, organização e direção de serviços de secretaria;
● assistência e assessoramento direto a executivos;
● coleta de informações para consecução de objetivos e metas de empresas;
● redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;
● interpretação e sintetização de textos e documentos;
● taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusiveem idioma estrangeiro;
● versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades decomunicação da empresa;
● registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas;
● orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamentoa chefia;
● conhecimentos protocolares;
● organização e manutenção dos arquivos da secretaria;
● classificação, registro e distribuição de correspondência;
● redação e datilografia de correspondência e documentos de rotina, inclusive emidioma estrangeiro;
● execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro decompromissos, informações e atendimento telefônico.

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